Verzekeringen

Dit hoofdstuk is bedoeld om een beter beeld te krijgen in het belang van een goede verzekering. De expertise ligt slechts bij een beperkt aantal specialisten als het gaat om het verzekeren van Evenementen.  Hier vind u een korte beschrijving over de verzekeringen en de contactgegevens die bij ons bekend zijn als specialisten op het gebied van evenementenverzekeringen.

Verzekeren en het grote belang

Verzekeren is voor mensen die betrokken zijn bij evenementen van groot belang.  Belangrijk is daarbij de aansprakelijkheid, iets wat vaak wordt onderschat. Vaak hebben organisatoren van evenementen een zgn. “deurmat verzekering”.  Dit is een WA verzekering die geen bijzondere activiteiten dekt. In de keten van aansprakelijkheid wordt vaak de organisator als  eerste aangesproken. Vervolgens volgt de rest in de keten. De Vrijwilligersverzekering die beschikbaar is voor inwoners van een gemeente dekt niet één op één de evenementen. Sterker nog; vrijwel alle evenementen vragen om een speciale evenementenverzekering. Dit laatste heeft vooral te maken met de enorme diversiteit van evenementen en hun locatie.

Verzekeringen die van belang kunnen zijn voor vrijwilligers zijn:

• Evenementenverzekering
• Aansprakelijkheidsverzekering voor Particulieren
• Aansprakelijkheid voor bedrijven AVB
• Bestuursaansprakelijkheid
• Autoverzekering/ Vervoersaansprakelijkheid
• Rechtsbijstandsverzekering
• Ongevallenverzekering
• Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering Motorrijtuigen (WAM)
• Ongevallen inzittendenverzekering
• Insolventie / Garantieverzekering / Extreem weer
• Reisverzekering
• Productverzekering

Er is sprake van:

• persoonlijke aansprakelijkheid als een vrijwilliger schade heeft berokkend aan derden
• bedrijfsaansprakelijkheid als er tijdens een activiteit schade ontstaat door een vrijwilliger
• bestuursaansprakelijkheid betekend dat een bestuurslid bij nalatigheid persoonlijk aansprakelijk gesteld kan worden

Reisverzekering

Dit kan een reguliere reisverzekering zijn maar in het kader van de wet op de reisovereenkomsten kan het zijn dat een insolventieverzekering verplicht is. Voorwaarde is dan dat er sprake is van een combinatie van reizen, verblijf en of activiteit. Bij een combinatie van minimaal 2 van de 3 is de insolventie verplicht. Het kan zijn dat de aanbieder van de reis aangesloten is bij de SGR maar ook  het Vecta Garantiefonds bied hiervoor een oplossing. Deze biedt ook bij annuleringen van artiesten e.d. een oplossing.

Maatwerkspecialisten

Verzekeren is over het algemeen maatwerk. In de evenementensector zijn er slechts enkele specialisten. Kijk goed wat je als dekking wilt hebben en kijk ook naar wat er uitgesloten is. Uitgesloten is vaak o.a. vermogensschade, het reizen van en naar, diefstal en het expres veroorzaken van schade.

Bij verzekeringen wordt er altijd een inschatting gemaakt van de risico’s. Zo zie je bij de diverse evenementen diverse behoeften aan verzekeringen. Denk aan Culturele evenementen, Sport evenementen, Dancefestivals, Popfestivals, Culinaire evenementen, betaalde evenementen, gratis evenementen, evenementen binnen of buiten enz enz.  Ook kunne er aanvullende maatregelen gevraagd worden bij bepaalde risico’s,  zoals bijvoorbeeld extra beveiliging, EHBO gespecialiseerd in evenementen en het kunnen omgaan met druggerelateerde problemen.

Het is verstandig een coördinator aan te stellen voor de verzekeringen en te zorgen voor een backup in geval van afwezigheid van de coördinator. Deze moet vervolgens inventariseren wat er is en wat er zoal nodig zal zijn. Vervolgens kan er een offerte aangevraagd worden. Vragen die vrijwel altijd gesteld worden voor een 1e aanvraag zijn:

• Wat is de datum van het evenement
• Datum/data van opbouw evenement
• Datum/ data van afbouw evenement
• Hoeveel werknemers/vrijwilligers?
• Hoeveel bezoekers worden verwacht?
• Wat is de totaal waarde van de gehuurde materialen/eigendommen?
• Moet er contant geld verzekerd worden?
• Is er sprake van beveiliging/toezicht?
• Zijn de vergunningen geregeld?
• Het niet verschijnen van artiesten. Wilt u dit meeverzekeren?

Verstandig is het als organisator te checken of je toeleveranciers ook een deugdelijke bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering hebben daar de discussie over wie is waarvoor aansprakelijk niet het probleem kan worden. Je kunt je toeleverancier daar een verklaring voor laten tekenen. Een kopie polis kun je opvragen, maar daarmee weet je niet of de premie is betaald. Vraag ook altijd naar de algemene voorwaarden als u een bedrijf inhuurt en kijk dan ook even naar de annuleringsvoorwaarden.

1. Vrijwilligers dienen net als werknemers te werken en vallen onder de arbowetgeving. Ook zij dienen te werken met deugdelijk materiaal en beschermende kleding indien nodig.
2. Kijk voor het afsluiten van de verzekering goed naar de risico-inventarisatie en de beheersmaatregelen. Spreek goed af wie waarvoor verantwoordelijk is en leg dit vast in het draaiboek.
3. Belangrijk is bij schade om dit snel op te nemen met uw tussenpersoon. Zorg dat er iemand aanspreekbaar is bij een groot evenement. Diegene die uw verzekeringen regelt gaat u uiteraard verder helpen met het geven van adviezen.

Note: Als u dit allemaal leest verlies dan niet uit het oog waarom u uw evenement organiseert en geniet er van. Goede makelaars en tussenpersonen zullen u niet alleen uit eigenbelang maar vooral ook om u te ontzorgen helpen bij het verzekeren. Ook zullen zij u bijstaan indien er, ondanks al uw voorzorgen schade is ontstaan en u tevens voorzien van de juiste schadeformulieren.