Afsluiten van vrij toegankelijke evenementen

Alle steden in ons land kennen vrij toegankelijke publieksevenementen. Een deel daarvan trekt steeds meer bezoekers. Het is bij deze evenementen van groot belang om overcrowding te voorkomen en afsluiten kan dus aan de orde zijn. Ik bespreek een aantal aandachtspunten die van belang zijn bij het afsluiten van vrij toegankelijke publieksevenementen.

Analyse capaciteit

De noodzaak voor het reguleren van bezoekersaantallen bij vrij toegankelijke evenementen ontstaat er kans is dat het aantal bezoekers de capaciteit van de locatie gaat overschrijden. De uitdaging is om vooraf een goed beeld te krijgen van de verwachte bezoekersaantallen én de veilige publiekscapaciteit van het terrein. We maken vervolgens een inschatting van de instroom: met welk vervoermiddel komen bezoekers, uit welke richting, binnen welk tijdsbestek? Het piekmoment is van belang, om zodoende de benodigde capaciteit van de looproutes, ingangen en eventuele fouilleringspoortjes te kunnen berekenen.

Monitoring

Tijdens het evenement moeten we in de gaten houden wanneer de maximale publiekscapaciteit van het terrein wordt bereikt. Wordt er geteld, dan zal er constant een actueel en accuraat beeld moeten zijn van de bezoekersaantallen. Wordt er niet geteld, dan is het van belang om met elkaar te voorzien hoe de locatie er qua publieksverdeling uit zal zien als het vol is. Publiek verdeelt zich doorgaans niet gelijkmatig over het terrein en we willen ruimte overhouden om bezoekers bij incidenten uit elkaar te laten gaan (de Britten noemen dit  contingency space).

Wijze van afsluiting

Eén van de praktische aandachtspunten bij het reguleren van de druke op een vrij toegankelijk evenement is de wijze van afsluiten. Afsluitingen kunnen in de toeloopstraten worden geplaatst of op de evenementenlocaties zelf. Dit is afhankelijk van het type evenement en de locatie waar dit plaatsvindt. Belangrijk is wel om rekening te houden met de doorstroming van het publiek, het beschikbaar houden van vluchtwegen en de wachtrij die de afsluiting creëert. Afsluitingen worden veelal gemaakt met hekken. Het type hek is eveneens afhankelijk van het soort evenementen en de doelgroep. In veel gevallen wordt gewerkt met bouwhekken met zeilen, zodat het wachtende publiek bij een afsluiting geen zicht heeft op de evenementenlocatie. Dit voorkomt dat de straat een ‘fuik’ vormt voor wachtend publiek en kan ook voorkomen dat publiek de indruk krijgt dat er nog ruimte is (en hierover de discussie aangaat). Lage dranghekken kunnen in bepaalde gevallen ook goed worden gebruikt, maar enkel wanneer het type evenement dit toelaat (geen druk vanuit het publiek op de hekken) en wanneer de verwachting is dat het publiek de afsluiting gemakkelijk zal accepteren. Soms is het zelfs noodzakelijk om de bouwhekken te verstevigen wanneer de verwachting is dat het publiek zal proberen alsnog binnen te komen. Is er echt sprake van competitieve drang onder het publiek, dan zijn er wellicht zelfs barriers nodig die de druk van publiek kunnen weerstaan; al kan je je in dergelijke situaties afvragen of dit evenement wel vrij toegankelijk zou moeten zijn.

Gefaseerd afsluiten

De wijze van het effectueren van de afsluitingen is afhankelijk van de drukte op het evenemententerrein. Wanneer een terrein bijvoorbeeld voor de helft gevuld is, kunnen enkele ingangen afgesloten worden om het publiek om te geleiden naar de overgebleven ingangen. Nadat het terrein vervolgens voor 70% tot 80% vol is, is algehele afsluiting van het evenemententerrein aan de orde. Het is van belang om niet te wachten met een algehele afsluiting tot het gebied al vol is. Er is dan geen bewegingsruimte meer beschikbaar. Daarnaast kost het tijd om een afsluiting in werking te stellen, waardoor er meer publiek binnen zal zijn voordat afsluiting daadwerkelijk in werking is. Het afsluiten kan per fase worden uitgewerkt in een scenario, bij voorkeur in een crowd management-plan. Vergeet naast de hekken en de inzet van de beveiligers niet om eveneens na te denken over de communicatie naar toestromend publiek. Wanneer afsluitingen worden geeffectueerd, kunnen omleidingen in werking worden gesteld. Lichtkranten kunnen deze omleidingen dynamisch weergeven. Daarnaast kunnen social media en zelfs dynamische borden langs snelwegen en op de treinstations worden gebruikt om publiek te informeren over de afsluiting. Dit voorkomt dat mensen blijven afreizen naar het evenement en de rij wachtende blijft toenemen.

Alternatieven en wachtrijen

Een aandachtspunt is om na te denken hoe wordt omgegaan met het publiek dat niet wordt toegelaten op het terrein. Het is van belang hen een alternatief aan te kunnen bieden, bijvoorbeeld door een groot tv-scherm op een ander plein te plaatsen of een side event aan te bieden. Indien dit alternatief niet wordt geboden, zal een deel van de bezoekers bij de ingangen blijven wachten tot de ingangen weer worden geopend. Ook hierbij dient dan met het publiek gecommuniceerd te worden over bijvoorbeeld wachttijden.

Uitstroom

Tot slot is het van belang na te denken over de fase van uitstroom. Is het mogelijk om na afloop van het programma alle uitgangen in één keer te openen? Is er sprake van een geleidelijke uitstroom of  verloopt dit adhoc? De programmering kan hierop worden aangepast. Een geleidelijke uitstroom heeft hierbij de voorkeur. Daarnaast is een goed ontruimingsplan noodzakelijk. Indien er sprake is van een incident tijdens het evenement, worden dan bijvoorbeeld alle uitgangen geopend of blijven er uitgangen gesloten in verband met calamiteitenroutes? Dergelijke vragen moeten in het ontruimingsplan worden beantwoord.

Planmatige aanpak

Het is mogelijk om bij vrij toegankelijke publieksevenementen de bezoekersaantallen te reguleren door gebruik te maken van afsluitingen. Dit gaat verder dan het enkel plaatsen van hekken met beveiligers. Een goed analyse van de capaciteit en publieksstromen is van belang. Werk vervolgens een gefaseerde aanpak uit voor het in werking te stellen van de afsluitingen, bij voorkeur in een crowd management-plan. Denk hierbij na over de acties die volgen op het afsluiten. Bied het publiek bijvoorbeeld een alternatief of zorg voor mogelijkheden tot communicatie met het wachtende publiek. En vergeet tot slot niet ook de uitstroom na afloop van het programma.

Bron: ESI Tom Bindels