Stappenplan maken

De evenementenhelpdesk helpt je graag bij het maken van een stappenplan voor je evenement. Bij planvorming is het verstandig om rekening te houden met een aantal elementen. Om je te helpen met aandachtspunten hebben wij een checklist voor je gemaakt met punten waar je over na moet of kunt denken. Deze lijst pretendeert niet volledig te zijn maar wel een handreiking te zijn voor het maken van plannen.

Checklist aandachtpunten

Checklist voor een veilig evenement

Planvormingtool

Gebruik onze handige online planvormingtool. Na invullen mailen wij je een geordend pdf-bestand zodat je alle noodzakelijke informatie bij elkaar hebt. Handig bij het aanvragen van een eventuele evenementenvergunning.
Naam organisator
Voornaam Achternaam
E-mailadres
1. Doelstelling
Wat wil je bereiken met het evenement?
Wil je een groot of kleinschalig evenement organiseren?
Wil je er een thema aan koppelen? Beschrijf het hier.

Opslaan en later doorgaan

2. Wat voor locatie wil je gebruiken?
Een binnen- of buitenlocatie?
Wat zijn hiervan de consequenties? Denk dan bijvoorbeeld aan de vergunningverlening en infrastructuur.
Bij een binnen locatie is de infrastructuur voor een groot deel geregeld. Vaak moet er nog wel gezorgd worden voor extra krachtstroom, extra infra voor de horeca en artiesten. Voor een buitenlocatie moet je nadenken over de complete infrastructuur zoals stroomvoorzieningen, water, toiletten, afvalverwerking, weersomstandigheden enz.
3. Bezoekers
Het is belangrijk een profiel van je bezoekers te hebben.
Bedenk dus wie je als bezoeker wilt ontvangen.
4. Financiën
Stel een budget vast. Hoe wil je het evenement financieren?
Moet het een gratis evenement zijn?
Hoe regel je dan de sponsoring?
Hoeveel bezoekers kun je verwachten en tegen welke prijs?
Hoe maak ik een sluitende begroting en dek ik zoveel als mogelijk de risico’s af?
5. Hoe ga ik de communicatie regelen?
Ga ik dit regelen met social media, TV en of Radio?
Zoek ik de kranten op met advertenties? Of met redactionele artikelen?
Ga ik drukwerk verspreiden en of billboards gebruiken.
Hoe ga ik de verspreiding organiseren?
6. Intern organiseren of uitbesteden
Hoeveel tijd is er nodig en kun je vrijmaken?
Hoeveel tijd is er nodig en kun je vrijmaken?
7. Ondersteuning
Hoeveel mensen heb ik nodig voor de organisatie?
Wat voor vergoeding ga ik die geven? En wat is maximaal toegestaan?
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Huur ik vakmensen in en professionele evenementenmakers?
8. Leveranciers
Vraag meerdere offertes.
Informeer naar de algemene voorwaarden.
Informeer naar de handzaamheid van de vervoermiddelen.
Zorg voor een goede briefing.
9. Draaiboek
Stel een draaiboek samen.
(Dit kan uiteraard ook op onderdelen die je later kunt samenvoegen)
Wie (is verantwoordelijk voor)
Wat
Waar (locatie)
Wanneer (dag en tijden)
Zorg dat het draaiboek ruimte bied voor aanpassingen en extra aantekeningen.
Maak ook een lijst met alle medewerkers en hoe en waar te bereiken.
Zorg dat er bij de productieruimte een lijst aanwezig is voor calamiteiten en stel vast wie welke verantwoordelijkheid neemt.
10. Vergunningen
Hoe ga ik de vergunning regelen en wat heb ik daarvoor nodig?
Is het evenement (gemeentelijk) grensoverschrijdend?
11. Veiligheid
Veiligheid is steeds belangrijker door het grote aantal (ongewilde)ongelukken die vaak ontstaan door onvoldoende kennis. Toch moet het leuk blijven om te organiseren. Maak goed gebruik van de risicoscan en huur waar nodig extra expertise. Zorg ook voor een adequate beveiliging.
Denk bij buitenevenementen ook aan de weersomstandigheden en helaas tegenwoordig ook (bij grotere evenementen) aan terrorisme.
12. Verzekeringen
Voor elk evenement moet je nadenken over een goede verzekering.
De gemeente dekt niet alle verzekeringen voor vrijwilligers!
Kijk voor meer informatie over verzekeringen onder kennis.
13. Drank en horecawet
Als je alcohol wilt schenken heb je een aparte vergunning nodig (ontheffing).
Het verkopen van alcohol vraagt om speciale kennis en mag niet zomaar overal worden geschonken.
Zie voor meer informatie onder kennis.
14. Auteursrechten
Als je muziek maakt of afspeelt voor derden moet je in de meeste gevallen auteursrechten betalen.
«Het auteursrecht is het uitsluitend recht van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen, behoudens de beperkingen, bij de wet gesteld.»
Afhankelijk van wat je ten gehore brengt, laat lezen of zien ben je meestal verplicht auteursrechten af te dragen. Je dient deze bij het organiseren van evenementen voornamelijk af te dragen aan de auteursrechten organisaties als BUMA - STEMRA, SENA en VIDEMA.
NB Vrijwilligers die tijdens een evenement foto’s maken en de plaatjes op social media zetten kunnen te maken krijgen met portretrecht afhankelijk van de situatie. Dit kan problemen opleveren.Voor een volledig overzicht en verdere informatie over auteursrechten onder kennis.
15. Verkeer
Voor grote evenementen moet je nadenken over het verkeer.
Denk daarbij aan het parkeren en de concentratie voortuigen voor en na het evenement.
Zie voor meer informatie onder kennis.
16. De dag zelf
Zorg voor een (centrale) briefing indien mogelijk.
Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt voor de leveranciers.
Zorg dat iedereen in het bezit is van een draaiboek en de lijst van mensen die bereikbaar zijn voor vragen en calamiteiten. Persberichten en bedankjes regelen.
17. Evaluatie
Zorg na afloop voor een geode evaluatie. Niet alleen met de eigen organisatie maar ook met bezoekers, vrijwilligers, leveranciers overheden en huldiensten.
CAPTCHA
Name
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Opslaan en later doorgaan

Stappenplan maken

Planvormingtool

1. Doelstelling

2. Wat voor locatie wil je gebruiken?

3. Bezoekers

4. Financiën

5. Hoe ga ik de communicatie regelen?

6. Intern organiseren of uitbesteden

7. Ondersteuning

8. Leveranciers

9. Draaiboek

10. Vergunningen

11. Veiligheid

12. Verzekeringen

13. Drank en horecawet

14. Auteursrechten

15. Verkeer

16. De dag zelf

17. Evaluatie