Begroting
Belangrijk voor evenementen is zorgen voor een reële begroting en een goed plan van aanpak om fondsen te werven. Zomaar even bij een bank aankloppen voor een evenement gaat niet werken. Voor het organiseren van evenementen is vaak veel geld nodig en er moet veelal vooraf afgerekend worden Afspraken van betalingen achteraf en na de kaartverkoop is vaak niet meer mogelijk. Vaak is er bij het organiseren dan ook sprake van liquide problemen.
Binnen een begroting heb je altijd een aantal vaste kosten en je hebt de variabele kosten. Met die variabele kosten kun je sturen. Met de vaste kosten kan dit niet. Vaak is het wel zo dat zowel de variabele kosten als de variabele opbrengsten sterk samenhangen met het aantal te verwachten bezoekers.
Als het gaat om de inkomsten weet je vaak al voor een deel wat de vaste inkomsten zijn mits je vroeg start met de organisatie. Meestal is er een moment van “go or no go”. De kaartverkoop blijkt dan meestal de onzekere factor. Ook is het goed een begroting te maken om te zien hoe je om kunt gaan met de variabele kosten als kaartverkoop en merchandising. Ook kun je werken met een voorverkoop voor je go or no go moment.
Bijgaande begroting is uitgegaan van kaartverkoop. Bij gratis evenementen leg je de inkomsten en kosten natuurlijk al vooraf vast. Verstandig is het daar vaak om de catering uit te besteden zodat je een huurprijs kunt vragen voor de catering. Daarmee kun je zekerheid creëren. Aan de andere kant kan de verkoop van eten en drinken ook je financiële ruimte flink vergroten.
Je moet hierbij dan wel de voor- en nadelen goed afwegen. Denk aan een minimaal en maximaal aantal consumpties als het gaat het inschatten van een omzet vooraf. Drankgebruik is bijzonder sterk afhankelijk van het type evenement, locatie en weersomstandigheden.