Draaiboek

Een goed draaiboek geeft rust in de organisatie en maakt duidelijk Waar Wat Wie er Wanneer. Je kunt daar ook de contactpersonen vinden en wie de benodigde leveranciers zijn.

Hieronder kun je een hulpmiddel downloaden in een Excel bestand die je op een eenvoudige manier direct kunt gebruiken. Wij hebben een format geplaatst wat natuurlijk aangepast dient te worden afhankelijk van het evenement.

Evaluatie

Vergeet ook niet de evaluatie te vermelden en wie daarbij aanwezig moeten zijn. Vaak wordt dit onderschat en dat kan vervelende gevolgen hebben voor een volgende keer. Het  is verstandig, indien mogelijk voor bepaalde groeperingen hier even een pauze in te lassen van ongeveer een week zodat men ook de reacties van bezoekers, pers, stakeholders en anderen heeft vernomen. Vergeet vooral niet alle medewerkers te betrekken in de evaluatie. We zien vaak dat alleen een bestuur evalueert en worden de medewerkers buitengesloten.

 

Checklist

Verder is het ook voor veel mensen handig om een checklist te hebben als aanvulling/hulp op het draaiboek. Zowel voor je planning, voorbereiding, tijdens en na afloop.

Tips

  • Organiseer het zo als organisator dat je zowel de knelpunten van de bezoekers, leveranciers  en medewerkers in beeld weet te krijgen. Vergeet ook vooral niet de stakeholders als bijvoorbeeld overheden en hulpdiensten
  • Zorg ook dat iedereen een contactlijstje heeft met de mensen die voor hun van belang zijn tijdens het evenement.
  • Bedenk ook dat de mobiele telefoon niet altijd werkt bij grote mensenmassa’s als je elkaar moet bereiken.