Begroting

Maak een goede begroting! Zonder sponsoren krijg je een evenement vaak niet rond. Voor het werven van sponsoren wordt vaak een groepje communicatieve vrijwilligers gevormd die als sponsorcommissie enthousiast begint te bellen en/of bezoeken. Hoe benader je bestaande en potentiële sponsoren? Hoe zorg je er voor dat je sponsorteam niet drie keer bij dezelfde sponsor aanbelt? Hoe leg je de afspraken vast? Wat moet je doen als je een sponsor hebt gevonden?

Sponsor gevonden?

Wanneer je een sponsor hebt gevonden dan is het aan te raden om een sponsorcontract te sluiten waarin alle verplichtingen en rechten van de betrokken partijen staan. Wat er minimaal in het sponsorcontract dient te worden opgenomen een omschrijving van de contractpartijen en van de personen die het contract tekenen. Zowel de prestaties van de sponsor (bedrag of natura) moet in het contract, alsook de prestaties die de vereniging daarvoor terug geeft. Als de sponsor een geldbedrag betaalt dan moeten de betalingscondities (factuurdata en betalingstermijnen) worden afgesproken. In een sponsorovereenkomst word altijd een looptijd opgenomen. Meestal worden sponsorcontracten voor minimaal een jaar afgesloten.

Sponsor CRM tool

De Evenementenhelpdesk ontwikkelt een Sponsor CRM tool waarin de sponsorcommissie de sponsoractiviteiten en -afspraken overzichtelijk kan vastleggen en ook direct sponsorfacturen (en herinneringen) kan uitsturen. Zo zijn er geen onduidelijkheden wie sponsoren hebben benaderd, wanneer er wat is afgesproken en zijn de sponsortoezeggingen waarschijnlijk ook sneller voorhanden.